直接处理法授予团队成员一定的权力,帮助他们通过个人承担责任、个人成长以及给予作决定的工具来作出许多有价值的决定。
虽然团队工作中出现冲突是很正常的事情,但是当它失去控制时,冲突就会破坏团队工作,甚而会妨碍生产。处理冲突的最好办法就是直截了当地解决它,也就是我们所说的“直接处理法”。
“直接处理法”鼓励团队成员不通过管理部门而直接解决他们的问题,同时也避免了纠纷,节省了时间和精力,并最大可能地减少了问题的曲解,它强调问题的解决要通过面对面的交流。直接处理法通过遵循一系列的指导方针,管理者和团队成员都可以在没有第三者介入或不必要的仲裁的情况下公开、公平地解决问题。团队成员和管理者都必须作出直接处理这一行为,并帮助创造一种支持直接处理的氛围。如果团队成员把管理者看作是可以接近的、能够交谈的,并理解这些冲突,他们就非常愿意直接处理这些冲突。
直接处理法授予团队成员一定的权力,帮助他们通过个人承担责任、个人成长以及给予作决定的工具来作出许多有价值的决定。这一方法在刚开始使用时会比较困难,但随后它就能成为团队处理它们所有冲突时所采用方法的一部分。
直接处理法的指导方针帮助建立了一种共同语言。这种语言可使每个队员理解并且不用惧怕冲突和误解。当然仅仅训练队员使用直接处理法是不够的,为了培养直接处理法,管理部门必须营造一种氛围,帮助促进面对面地解决问题。管理者必须非常小心地避免陷入冲突中,只有在冲突双方不能自己解决冲突而需要帮助时,管理者才担负调解人的任务。
直接处理法应该坚持一定的指导方针。这些指导方针的目的是为直接处理法的倡者提供一个框架,并有意识地使其比较简便实用。阅读一下这些方针,检查看看哪些是对你们具体模式有用的策略。
(1)将这一问题用具体确切的、实际的措辞表述出来:通过举例来确认这一问题;描述这一问题的结果;避免像“总是”和“从来没有”这些普遍性的说法;处理事实而不是看法;避免个人攻击;当描述问题时要说“我们”而不要说“你们”。
(2)解释这一问题的影响:指明这个问题如何影响团队的运作;叙述一下成本、耽搁的时间以及质量问题;确认对人力资源和业务的影响;回顾这一问题的历史及发展现状。
(3)听取其他人员的意见:在表述你自己的意见和感受之前先征求他人的看法和感觉;判断别人对这一问题的理解是否和你一样;通过问“你还能告诉我些什么”来征求更多的意见;找出变革的阻力并确认其根源;重新表明你的关切,并表述建立共同点的愿望。
(4)建立公共基础:通过提出一个最初的问题解决方案来检验这一共同点;在为变革制定计划时要显示出一定的灵活性。
(5)即使别人的一些想法不能解决问题,也必须表现出一定的兴趣:对于任何想法都要确认其共同的利益;头脑风暴法以提供可选择的行为;提出后续的计划。
直接处理法的过程如下:
第一步,告诉你的同事,你对他(或她)所做的事有些疑问,并暗示这一问题可能引起误解以及表示你会听他(或她)的解释,要认真听。
应注意的是:不要有任何争论。
第二步,计划与团队伙伴开会讨论,并重提这一问题,更加详细地来探讨它。
应注意的是:采用直接处理法的指导方针。
第三步,假设你的团队伙伴在处理这一问题时会需要些帮助。
应注意的是:从他(或她)的角度考虑。
第四步,将这一问题提到整个团队面前,向所有的团队成员征询意见。
应注意的是:面对全部的团队成员。