ERP 实施的原则是贯穿于整个实施过程的指导思想,是实施过程中应遵循的行为规范,是降低项目实施风险的有效手段。 ERP 实施的原则主要有计划性原则、 用户参与性原则、 先进性原则、授权原则和规避风险原则。
1.计划性原则
ERP 系统的实施需要有一个详细的、可操作的工作计划,这个计划是对工作任务理解后的、可以容易执行活动的落实,是团队成员工作安排的依据,是项目进度和资金等资源的合理安排方式。 计划的安排必须保证项目目标的实现。
2.用户参与性原则
ERP 系统无论是由管理咨询公司实施还是由软件供应商实施,企业用户必须派出业务人员参与整个实施过程。 这可以让企业用户更加熟悉业务流程,也使具体的实施方案更符合企业的需求。
当然,用户参与时还要注意几个方面的问题: 首先, 参与的人员数量不宜太多,一般以不超过实施团队总人数的10%为宜; 其次,参与的人员应该是经验丰富的业务人员和技术人员;最后,参与的人员应该由实施团队统一管理考核。
3.先进性原则
先进性包括ERP 系统实施方案的先进性和实施技术的先进性。 ERP系统实施方案一般包括业务流程设计、组织结构设计、部门设置以及部门职责说明书、员工培训计划、 系统安装调试计划、基础数据收集整理方案等内容。 在方案的指导下, 对系统实施中出现的各种问题采用相应的管理制度和管理工具处理,这就是先进性的表现形式。
4.授权原则
ERP 系统的实施既是技术应用项目,又是管理和知识创造项目。 管理工作千变万化的特点使得实现管理工作的规范化、标准化成为一项艰巨的任务。管理工作的精细化的规范和标准不仅要依靠管理技术,也需要管理艺术。 当实施过程中出现问题时, 经过授权的经验丰富的员工可以及时地自行解决,这样可以保证实施的效率和效果。
5.规避风险原则
在ERP 系统的实施过程中,风险无处不在,对这些风险必须采取严格的控制和防范措施。 一般来说,对实施过程中每一个阶段进行风险因素识别、评估和管理是风险管理的最基本的内容,对每一个风险因素发生的概率、 破坏程度都应有明确的预案并加以防范。
ERP 系统实施的风险控制所谓风险控制,狭义上讲, 就是在风险发生时应用风险控制计划中事先设计好的应对措施,以减少风险带来的损失; 广义上讲,还包括风险监视和风险防范。 就风险而言,可以通过改变风险后果的性质以降低风险发生的概率,一般有以下几种控制方法:
(1)预防风险。
预防风险有两种主要方法: 一是控制风险的来源,防止风险的出现; 二是减少已存在的风险因素。
(2)减轻风险。
减轻风险就是要降低风险发生的可能性及减轻风险发生后果的严重性。 对于可控风险,可以通过现有资源进行减轻; 对于不可控风险,尽量减少其对项目的影响。
(3)回避风险。
当ERP项目实施的风险太大,又没有可靠的措施保证其实施成功时,可考虑主动放弃项目的实施。 比如,由于项目资金尚未到位,工作人员素质有待提高,管理不到位且不具备马上实施ERP 系统的条件, 可考虑暂缓实施或只实施系统某一部分。 但是,回避风险也有代价,如果系统已经在实施当中,则暂停实施有可能导致前期努力付诸东流。
(4)转移风险。
转移风险就是利用合同或协议在事故发生时把部分风险转移给别的企业,让其承担一部分风险。
例如,在与ERP 供应商签协议时,加上某些约束条款,一旦风险出现,也让供应商承担部分责任。
(5)后备措施。
在ERP实施过程当中,应制定一定的应急措施,一旦发现项目进展出现异常,立刻启动该措施。以上所有的控制风险的措施都不是孤立的,它们可以综合使用。 因为综合使用这些措施比孤立地使用某些措施更为有效,而且会让风险控制贯穿于整个项目实施过程。
