物料是企业一切有形的采购、制造和销售对象的总称, 如原材料、 外购件、外协件、 毛坯、零件、 装配件和产品等。 物料通过它的基本属性、 成本属性、 计划属性和库存属性等来描述,通常用物料编码作为标志。
一 物料编码的概念
物料编码是以简短的文字、 符号或数字、号码来代表物料品名、 规格或类别及其他有关事项的一种管理工具。 物料的领发、 验收、 请购、跟催、盘点、储存等工作借助物料编码能使各部门提高效率。
在实施ERP之前,"一定要制定物料编码的规则,而且要具有前瞻性,这是ERP 实施成功的基础。 合理的物料编码,必须遵循下列基本原则:
1.简单性
编码的目的在于将物料化繁为简,以便于管理,如果编码过于繁杂, 则违背了这一目的。 因此,物料编码在应用文字、符号或数字上应力求简单明了,这样可以节省阅读、填写、 抄录的时间和手续,并可减少其中的错误机会。 当物料相对单纯时,只需将其简单分为几项即可,物料分类项目多了,反而显得很不方便。
2.分类展开性
当物料复杂时,物料编码分类还要加以细分。 如果采用阿拉伯数字十进制,则每段最多只能有10个细分的项目; 如果采用英文字母,则每段有26个细分项目。 然而细分项目太多,就难于查找, 太少则分类展开太慢,通常以5~9个为佳。
3.完整性
所有的物料都应有物料编码归类,这样物料编码才能完整。 若有些物料找不到物料编码,则很显然物料编码缺乏完整性。 新物料的产生容易破坏物料编码的完整性。 因此每当有新物料产生,即应赋予新的物料编码,并规定若新的物料没有编码,采购部门不得从事采购。 即使没有物料编码的新物料采购进来了,仓库部门或会计部门发现后,也应请采购部门补填物料编码,否则不予入库、不予付款, 这样才能确保物料编码的完整性。
4.单一性
物料编码的单一性是指一个物料编码只能代表一种物料,同一种物料只能找到一个物料编码,而绝无一个物料有多个物料编码,或一个物料编码对应多项物料。 例如,某零件要经过冲压成型、钻孔、 喷漆三道工序才能完成。
如果该物料的三道工序都在同一车间完成,不更换加工单位,即冲压成型后立即进行钻孔, 紧接着进行喷漆,中间没、有入库 、出库等活动,则该物料可取一个代码。 如果该物料的三道工序不在同一个车间完成,其顺序是冲压一入库一领料一钻孔一入库一领料一喷漆一入库,在库存管理中为了区分该物料的三种状态,必须取不同的物料编码。
5.一贯性
物料编码要有一贯性,如以年限分类为标准时就应一直沿用下去,在中途不能改为用籍贯或姓氏来分类,若要改变必须分段或分级进行。
6.伸缩性
物料编码须考虑到未来新产品发展以及因产品规格的变更而发生的物料扩展或变动等情形,预留出足够的伸缩余地。 另外,物料编码所采用的文字、符号或数字必须有足够的数量,以便组成足够的物料编码,否则会造成物料系统被破坏,费时误事。
7.适应计算机管理
计算机的应用已经比较普及,因此在编码时一定要考虑录入的方便性。 录入的编码应尽可能短,少使用其他特殊符号。
8.易记性
物料编码应选择易于记忆的文字、符号或数字, 或赋予暗示及联想性。 但这个原则属于次要原则,若一项物流编码具备上述其他原则而独缺乏此项原则,仍不失为优秀的物料编码。
物料编码有无含义的优缺点所谓物料编码有无含义,是指在进行物料分类时,编号是否有特定的含义要求。 物料号可以是无含义的, 如按顺序数字编号。
这样做的好处是:
(1)代码简短,存储量少。6位数就可以满足近100万种物料的编码,即100000~999999;只要再增加一位数,即7位数, 就能近1000万种,而且能保证物料编码的唯一性,易于发展和扩充。
(2)全部采用数字。 这样可防止数字同字母的混淆,如数字0与大写英文字母O、数字1与字母I、2与Z等。
(3)方便录入。 可以按规定的指法,用计算机键盘右侧的数字辅键录入,这样能够提高录入速度, 减少差错。 尤其是对于不熟悉英文键盘的业务人员来说,使用要方便得多。
为了能够按顺序正常查询,尽管数字编号的长度可以不同,但不要用0作为代码左方的第一位数,要考虑方便检索的要求。
物料号也可以是有含义的。 例如,将总位数分成几段,依次表示产品、部件、零件、版次或其他标志。 这种传统的编码方法在很多企业应用非常普遍。
随着设计标准化、 系列化、通用化的发展,一种零件在几个产品之间相互“借用”的情况会越来越多。 这种“借用件”实质上已经是一种通用件,不宜再采用依附于部件或产品的编码方法,而应当赋予一个象征通用件的编码,否则,当有些产品已经淘汰了,而借用零件还挂着产品的编码标志就不合适了。
有些产品,往往用几个段落表达规格,如钢管编码用几个段落依次表达产品码、品种、外径、壁厚、钢号和螺纹码。 可以将总位数是15位的编码分成六段,如9C13970772N800L,比较直观,也是可取的。 还可以将代码中某些有含义的位数以及另一些位数是无含义的流水号结合起来编码。
二 物料编码主文件
物料编码主文件也称物料代码文件(库),是用来存储物料在ERP系统中的各种基本属性和业务数据的。 它的信息是多方面和多角度的,基本涵盖了企业涉及物料管理活动的各个方面。 它是进行主生产计划和物料需求计划运算的最基本文件。 一般来说,物料编码主文件包含以下信息:
1.物料技术资料信息
这类信息一般提供物料的有关设计及工艺等技术资料, 如物料名称、品种规格、型号、 图号/配方、 计量单位、默认工艺路线、 单位重量、 单位体积、设计修改号、生效日期、 失效日期、成组工艺码等。
2.物料的库存信息
这类信息一般提供物料库存管理方面的信息,如物品来源(制造、采购、外加工、虚拟件等)库存单位、ABC码、 批量规则、 盘点周期、 积压极限、最大/安全库存量、默认仓库/货位、物品容差、 限额领料标志等。
3.物料计划管理信息
这类信息一般提供物料与计划管理方面的信息,如计划属性、 提前期、累计提前期、JIT码、生产分配量、 销售分配量、不可用量、库存可用量等。
4.物料的采购管理信息
这类信息一般提供物料采购管理方面的信息,如上次订货日期、物品日消耗量、订货点数量、订货批量、主供应商、次供应商、供应商代码等。
5.物料的销售管理信息
这类信息一般提供销售管理方面的信息,如物品销售类型、 销售收入科目、销售成本科目、销售单位、默认销售商等。
6.物料的财务有关信息
这类信息一般提供物品财务管理方面的信息,如增值税代码、实际成本、标准成本、计划价、计划价币种、成本核算方法(计划成本或实际成本)、最新成本单价等。
7.物料的质量管理信息
这类信息一般提供物品质量管理方面的信息,如检测标志、检测方式(全检、抽检)、检验标准文件、是否有存储期以及存储期限等。
物料编码方法
一、阿拉伯数字法
(1)连续数字编码法。
连续数字编码法是先将所有物料依某种方式大致排列,然后自1号起依顺序编排流水号。
这种物料编码方法可做到一料一号,只是顺序编码只显示编码时间的先后,往往与所代表项目的属性并无关联。
(2)分级式数字编码法。
分级式数字编码法是先将物料主要属性分为大类并编定其号码,再将各大类根据次要属性细分为较次级的类别并编定其号码,如此继续进行下去。 在分级式数字编码法中,任一物料项目只有一个物料编码。
这种方法的优点:一方面显示编码的规律性,另一方面达到一物料项目仅有一编码的目标。 其缺点是无用空号太多,一方面显得浪费累赘, 另一方面常导致物料编码位数不够用。
(3)区段数字编码法。
区段数字编码法介于连续数字编码法与分级式数字编码法之间。 使用位数较分级式数字编码法更少, 而仍能达到物料编码的目的。
(4)国际十进位分类法。
所谓国际十进位分类法,是将所有物料分为十大类,分别以数字0~9代表; 然后每大类物料再划分为十个中类,再以数字0~9代表,如此进行下去按金字塔形态展开。
二 英文字母法
英文字母法是以英文字母作为物料编码工具的物料编码法。 由于英文字母中的I、O、Q、Z等与阿拉伯数字1、0、9、2等容易混淆,故多废弃不用。
除此之外,尚有22个字母可利用。例如,以A代表金属材料, B代表非木材,C代表玻璃; 以AA代表铁金属,以AB代表铜金属;等等。 英文字母法是可用的物料编码方法。
三、暗示法
暗示法是指物料编码代表物料的意义,可自编码本身联想出来。 暗示编码法又可分为:
(1)英文字母暗示法。
从物料的英文字母当中,择取重要且有代表性的一个或数个英文字母(通常取主要文字的第一个字母)作为编码的号码,使阅读物料编码者可以从中想象到英文文字,进而从暗示中得知该物料为何物。
(2)数字暗示法。
直接以物料的数字为物料编码的号码,或将物料的数字依一固定规则转换成物料编码的号码,使物料编码的阅读者可从物料编码数字的暗示中获悉该物料为何物。
