企业决策是企业为其实现生产经营目标,在若干中选定最优或最满意方案的分析决定过程。这个过程伴随着信息获取、信息加工和处理等过程。信息是企业决策的基础。
正确的决策离不开大量的信息,反过来也对信息有一定要求。归纳起来,决策对信息的基本要求是。
1.准 确
准确是信息的生命,也是决策的生命。没有准确的信息,就不会有准确而科学的决策。为此,在决策中一定要收集和运用准确的信息,同时要防止信息在传递和加工中的失真。信息论的创立者申农曾对信息下过这样的定义:信息是消息中不确定性的消除。所以严格地说,平常我们所说的消息、资料并不等于就是信息。决策者应善于对所收集的消息、资料等进行加工,以便去伪存真、去粗取精,切忌听风就是雨。为了保证信息的准确性,必须要选择可靠的信息源,同时要建立信息的监督控制系统,必要时还要专门立法。一般来说,信息机构与决策机构应当分设,使它们之间能够相互制约,以防管理者意志的干扰。
2.及 时
一般来说,信息具有时效性。信息越及时、越新颖,对决策越有利。
过时的信息,不但对决策不利,还可能造成决策的失误。特别是在现代社会中,科学技术的日新月异,市场行情瞬息万变,加之通信设备越来越现代化,谁先得到信息,谁就会在竞争中取胜。为了提高信息的及时性,必须保证信息传递线路的畅通。从组织机构来说,就是要尽量减少层次和环节,防止掣肘和扯皮。目前,在世界范围内正面临新的信息革命。所谓信息革命,实际就是信息技术或手段的革命,包括信息的收集、传递、加工、使用和储存等技术或手段的革命。就目前来说,主要是指现代通信技术和电子计算机的应用。这些新技术的应用,提高了信息开发和应用的能力,增强了信息的及时性和准确性,因此成为当代主要竞争实力的标志。
3.适 用
所谓“适用”有两层含义:一是有用,即收集和提供的信息,对于决策问题的提出、决策方案的制订和选择以及决策方案的修改和完善等能够起到依据或参考作用,有利于决策的科学制定。正如西蒙所说:“在当前‘信息爆炸’的时代,重要的不是获得信息,而在于对信息进行加工和分析,使之对决策有用。”二是适量,也就是说提供给决策使用的信息既不能过少,也不能过多。
信息量过少,决策中的信息不足、依据不充分,自然会影响决策的质量;信息过量,也会对决策的制定形成干扰,并且造成人力、物力的浪费,增加决策成本,降低决策效率。
信息要有用而适量,主要由信息的提供者来保证。这就要求信息提供者对决策的内容有所了解,根据决策的需要对所收集信息进行加工和筛选。决策者也要做到心中有数,对信息要有一定的鉴别和取舍能力,关系不大的信息,不要过多收集,可听可不听的意见也不必花费精力去过多征求。必须认识到,决策者的注意力是一种最宝贵的资源,不能无谓地消耗在大量无关的信息上。
4.经 济
所谓经济,就是要讲究获取所用信息的成本,尽量用较小的成本获取较多较好的信息。信息对于决策虽然重要,但是也要进行经济核算,不能不惜代价获取,否则也会影响决策的满意程度。如果一项决策的制定成本大于实施后的所获效益,就不能说是一项成功的决策。讲究信息的经济性,需要各个方面的努力。首先,要确保信息的质量和适时、适量;其次,要合理设置经营管理信息系统,尽量减少信息收集、传递、加工、使用等各个环节上的花费;再次,要尽量采用新技术,不断提高信息的获取和加工效率。