销售管理表格对销售经理管理销售团队有着非常重要的意义。但是在管理表格的运用过程中,经常会出现这样那样的问题:有的表格设计得过于复杂,有的表格设计出来了但销售人员不愿意填写,有的表格填完就完,无人问津。凡此种种,原因是多方面的,要想尽量减少这些问题的发生,就要注意管理表格的设计和应用。设计管理表格的总体原则是简单明了、分清轻重缓急、控制关键。设计管理表格的总体原则是:急用先行、控制关键、删繁就简。控制关键,把烦琐的内容删掉,把关键的内容控制住,这是管理表格的核心。具体来说,管理表格的设计包括如下要点:
1、简洁
销售管理表格的设计一定要简洁,不能太复杂。一般来说,销售人员填写管理表格的时间每天平均不超过半小时比较合适。因为如果超过了半小时,就会太多地占用销售人员有效拜访客户的时间,从而降低整体效率,对绩效产生负面影响。
销售人员的时间大致可以分为三部分:客户类时问、商务联络时间、零散时问。
(1)客户类时间,是指销售人员以为客户帮忙、与客户谈话、给客户办事等为工作目的而接触客户的时间。
(2)商务联络时间,是指销售人员为了比较好地完成销售而进行计划、规划、内部沟通、联系资源的时间。
(3)零散时间,是指销售人员在办公室里闲谈、互相交流的时间。
一般来说,销售人员的三部分时间比较好的分配结构应当是“五、三、二”结构。销售人员应该至少将50%的时间放在直接与客户交往上;30%的时间放在支持客户,或者做支持客户的相关工作上,也包括参加例会、培训等工作;20%的时间进行相互交流。
因此,如果管理表格的设计过于复杂,销售人员的填写时间每天超过半小时,就会占用销售人员的其他时间,销售人员就很难控制其他时间了。
2、清晰
销售管理表格的栏目设计一定要清晰,不能模糊笼统。什么样的栏目是笼统的呢?例如,要求销售人员填写与客户接洽过程的栏目,销售人员提笔就不知道该填写什么了,只能填写诸如“与客户聊天、探讨”之类的话。什么样的栏目是清晰的呢?例如,“什么时间、拜访了哪个客户,客户的电话号码,达成了什么结果”等栏目就比较清晰,填写要求也相对明确。
3、具有承上启下的延续性
管销售理表格的设计尽量要具有承上启下的延续性,即管理表格应当一环套一环。例如,工作计划表,应当是季度工作计划、月工作计划、周工作计划和工作日志表,这样由远及近,每个表格之间都具有承上启下的连续性。
4、具有是否真实的可查性
销售管理表格的设计应该具有是否真实的可查性,即管理表格填完后,销售人员填写的内容是否属实应当可以查证。例如,在工作日志表中设计的诸如“拜访客户”、客户姓名、职务、联系电话等内容,配合客户档案表,就很容易查证。必要时,经理可以通过电话或拜访对销售人员的填写情况进行 核实。
5、可指导发现问题并进行指导和修改
销售管理表格的设计应该可以使销售经理发现销售人员存在的问题,并进行指导和修改。销售经理通过管理表格的填写内容,应该可以发现销售人员存在的问题,指导销售人员的具体工作。例如,在拜访过程类管理表格上,一定要体现出以下要点:
(1)针对某客户所花费的时间。因为从对客户的时间投放上,可以看出这个销售人员所努力的客户群是否准确。
(2)针对客户是什么人。从此点可以看出这个销售人员接触的客户是哪个层次的,是一般员工、管理层还是决策层,将来就可以帮助他进行分析。
(3)与客户探讨了哪些话题。因为了解了这些信息,对销售人员的销售方式就有了一个初步的把握,将来就能够比较好地帮助他提高成功地利用这个销售机会的概率。
根据这些原则设计的管理表格,能使销售人员简单快速地完成填写,并且对其销售工作有很好的指导作用。对于销售经理来讲,也便于控制、管理销售人员,及时地发现问题并采取相应的措施,以求更好地完成销售任务。相反,如果在管理表格里,不设计这些对未来管理控制有益的栏目,就不能通过管理表格收集到这些关键步骤的信息,管理表格的应用效果,就会大打折扣。