时间管理的天敌:组织管理不善、制度设计欠佳

2019年8月23日21:58:45时间管理的天敌:组织管理不善、制度设计欠佳已关闭评论

通过时间管理纪录来诊断和分析时间运用情形,多半是用在主管可控制的活动范围内。然而,有些时候,组织管理不善或制度设计欠佳,也是导致时间浪费的重要根源,而且浪费的是全体员工的时间。

德鲁克指出了4个这类浪费时间的根源:

1. 组织缺乏制度或远见:

这种现象常见于组织内部反复出现的危机。德鲁克指出,在他当顾问时,若要分辨一家工厂是管理有方或经营不善,最简单的方法就是:管理得当的工厂,是一个安静的地方。换言之,管理得好的工厂,其实是很枯燥无聊的,因为所有的危机都已经被预见,并且早已转化为例行事务。德鲁克对于“例行事务”的定义是:即使是不具备特殊技艺的人,也能在无须进行判断的情况下,完成先前必须是近乎天才的人才能完成的事情,因为一位非常有才干的人,早已在克服昨日危机的过程中,将宝贵的经验记录、并传承下来。因此,组织如果周期性出现同样的问题,都是组织文化马虎和懒散的症状。

2. 组织人浮于事:

德鲁克主张组织的人力要精简。他认为,人员一多,人们就会花更多时间在“互动”、而非工作。因此,管理者若发现自己有十分之一左右的时间是用在处理人事问题、争端嫌隙、司法诉讼或团队合作等问题,那么人力肯定是太过庞大。德鲁克认为,在一个精实的组织里,人人都有移动的空间,不会彼此相互碰撞挤压;他们会有时间完成自己的工作,无须总是花时间在解释自己的工作。

3. 组织运作不顺畅:

这个现象最明显的症状就是会议过多。德鲁克认为,按照定义,会议是对于组织缺陷的一种让步,因为人不是在开会,就是在工作,无法同时进行这两件事。在设计得非常完美的组织架构里,理论上是不用开会的,因为人人都已掌握自己为完成工作所需了解的一切,而开会只是因为在某些特定情况下,所需的知识和经验并不在同一个人的脑袋里,因而必须集思广益。因此,会议必须是例外,而非常规。一个人人不断在开会的组织,是一个没人在做事的组织。假设时间纪录显示,组织成员发现有多达四分之一或更多的时间用在开会,那么这就是一个有问题的组织,显示工作内容或部门划分太过分散。

4. 信息不流通:

德鲁克认为,信息若无法做到实时畅通,就会浪费很多无谓的时间在联系沟通。此外,信息的呈现也要清晰易懂,不要让接获信息的人还要花时间解读或诠释。

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