（一）管理信息系统的作用。
总的来讲，它起着在信息发生源和信息需求者之间的媒介作用。我国许多企业现行管理系统中，原始数据的收集是由各职能部门分别从基层生产（车间）、经营（门市部）单位取得的。这就形成了车间向管理部门输送数据资料的多头关系，传递即慢又费人力。
假定一个企业有五个职能科室和五个车间，这些车间若分别向各科室送递信息资料，那就有25条（5×5）传递渠道。当建立新的管理信息系统后，企业可通过信息中心（或专门机构）把来自各种信息源的信息收集起来，进行系统处理，变成适于各种不同管理需要的信息，满足他们的具体需要。这时，信息传递渠道便发生了极大变化。
改进的管理信息系统有如下优点：
1．信息渠道大大简化，原来传递信息有25条渠道，现在则为10条。
2．可减少信息传递的重复、脱节现象。
3．由于减少传递渠道，而可以节省人力并加快传递速度。
4．由专门机构加工、整理信息可提高信息质量，并使信息共享，可提高其利用率，从而更好地为管理服务。
（二）管理信息系统的职能。
1．确定信息的需要。即弄清管理系统各个层次、各个部门所需信息的内容及其数量、种类、质量、形式、时间的具体要求。
2．做好信息的收集、检核、整理、分析、编制、传递、存贮、检索等工作。
3．及时提供信息。
4．做好信息系统的管理工作，根据管理系统的要求、目标，设计管理信息系统的工作，建立健全信息工作的制度，协调好信息系统内部各环节及其与管理系统各部门的关系，了解并评价所提供信息的使用效果，以便进一步改进工作。
