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1.概念
如下页图所示,会计凭证的分类有很多种,通常我们将会计凭证分为原始凭证和记账凭证,原始凭证又称单据,是在经济业务最初发生之时即行填制的原始书面证明,如销货发票、款项收据等。后者又称记账凭单,是以审核无误的原始凭证为依据,按照经济业务事项的内容加以归类,并据以确定会计分录后所填制的会计凭证。它是登入账簿的直接依据。
会计凭证可以记录经济业务的发生和完成情况,为会计核算提供原始依据;可以检查经济业务的真实性、合法性和合理性,为会计监督提供重要依据;可以明确经济责任。
2.质量要求
(1)首先,记录要真实。原始凭证所填列的经济业务内容和数字,必须真实可靠,符合实际情况。
(2)内容要完整。原始凭证所要求填列的项目必须逐项填列齐全,不得遗漏和省略。
(3)手续要完备(签名、盖章:谁出票谁盖章,谁经手谁签字)。
①单位自制的原始凭证必须有经办单位领导人或者其他指定的人员签名盖章。
②对外开出的原始凭证必须加盖本单位公章。
③从外部取得的原始凭证,必须盖有填制单位的公章。
④从个人取得的原始凭证,必须有填制人员的签名盖章。
(4)书写要清楚、规范。
①不得使用未经国务院公布的简化汉字。
②大小写金额必须相符且填写规范。
③小写金额用阿拉伯数字逐个书写,不得写连笔字。在金额前要填写人民币符号“¥”,人民币符号“¥”与阿拉伯数字之间不得留有空白。
金额数字一律填写到角、分,无角、分的,写“00”或符号“—”;有角无分的,分位写“0”,不得用符号“—”代替;大写金额用汉字壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等,一律用正楷或行书字书写。
大写金额前未印有“人民币”字样的,应加写“人民币”三个字,“人民币”字样和大写金额之间不得留有空白;大写金额到元为止的,后面要写“整”或“正”字;到角为止的,可以写“整”或“正”字;有分的,不写“整”或“正”字。如小写金额为¥1008.00,大写金额应写成“人民币壹仟零捌元整”。
(5)编号要连续(重要)。如果原始凭证已预先印定编号,在写坏作废时,应加盖“作废”戳记,妥善保管,不得撕毁。
(6)不得涂改、刮擦、挖补(更正,重要)。原始凭证有错误的,应当由出具单位重开或更正,更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的,应当由出具单位重开,不得在原始凭证上更正。
(7)填制要及时。在经济业务发生后及时按照正确的规定填写或者编制且传递凭证。
3.应用
记录经济业务、明确经济责任、按一定格式编制会计凭证、保证记录经济业务的合法性与合理性、保证会计记录的真实性、加强经济责任制。记账凭证包括凭证名称、编制凭证的日期及编号、接受凭证单位的名称、经济业务的数量和金额、填制凭证单位的名称和有关人员的签章等,它是登记会计账簿的书面证明和核心依据。