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进入21世纪的信息时代,信息数量开始出现急剧增长,对企业而言,亦是如此,如企业的财务信息、 销售信息、生产信息等等。 企业内外部面临如此多的信息,企业信息化已是势在必行。
因为信息化可以有效地降低企业的管理成本,减少信息传播环节,从而有效地减少信息的失真。 但是在MIS建设过程中,面对市场上各种各样的硬件和软件产品以及不同的集成方案,要想成功地将硬件选型、 网络构建、软件应用、数据库等系统集成起来并适合本企业信息管理的需要,对企业的要求是很高的。
结合企业自身特点的管理信息系统建设是个大的工程,需要全面系统的规划。 鉴于我国信息化建设起步偏晚、企业信息管理系统在我国发展的时间并不长,企业的整体管理水平还很不科学等等不足,使得我国的信息管理系统建设存在很多的问题,下面就企业信息管理建设中常见的一些问题,找出症结,以完善我国企业管理信息系统的建设。
(1)对企业管理信息系统缺乏足够的认识。
在现代社会中,企业领导者要时刻保持先进的观念、要有战略意识,即所谓的“思想决定行动”。企业的信息化已经是大势所趋。事关各个部门的MIS建设是个系统工程,需要解决的问题很多,有些还关系到企业管理体制改革的问题。 所以企业领导者的扶持与配合是建立MIS并使其在企业管理中真正发挥作用的关键因素。
但是很多企业对于管理信息系统的建设就是购置一些电脑,然后用电脑办公这么简单。 对管理信息系统对企业管理水平的提高并未意识到。意识到它的作用之后,最好是由企业的高层领导挂帅,中层各部门负责人组成领导小组,配合专业技术人员的工作,并将MIS的开发工作纳入重要的议事日程。 只有对MIS有一个清晰的认识,思想上也高度重视了,那么通过企业各个部门的严密配合,符合企业需要的企业管理信息系统才有可能顺利建成。
关于建立企业管理信息系统意识不足的问题在我国的中小企业中更是普遍。 中小企业的很多领导对管理信息系统没有形成正确的认识,认为管理信息系统只是加快业务处理速度, 并未意识到其在决策和管理方面的重要性和有效性。 所以对MIS的认识不充分阻碍了企业管理信息系统在我国的发展。
(2)准确定位本企业的需求,确定系统实现的目标。
企业对自身状况、 自身需求以及希望达成的目标是什么,系统涉及的部门以及企业内部资源的共享状况等都最了解。 但是很多企业并没有把这些信息提早告知软件外包商或者企业内部的研发人员,使得所开发的管理信息系统与企业的需求并不吻合。 企业管理信息系统建设一定要结合企业所处行业的特点、地理位置、管理模式、企业实力、人员素质,乃至企业文化等诸多因素,因地制宜,准确定位自身需求。 企业的需求定位对系统的构建至关重要, 往往决定系统的规模和投资金额,以及后期的应用和维护等等。
很多企业对自身需求往往缺乏必要的认识和分析,造成了企业资金的浪费或者MIS规模不当等问题,这些都有违背企业的初衷,也造成了资源的浪费。 当企业对自身需求有了一个明确的认识之后,对方案的具体研究、设计、论证做足工作, 最终确定具体的实施方案细则。
此项工作应紧紧围绕企业系统目标来进行。 尤其是建设大型的管理信息系统,这类项目更要提前进行总体规划、然后分步实施,更要在事前进行周密详尽的调研,细化方案,层层分解,既要拿出总体设计框架结构,又要根据企业近期目标设计出一期方案。 所以企业在MIS建设之前,就要对企业自身需求和所要达到的目标准确定位,这是系统构建的第一步,这项工作做好了,才能为后面的工作扫清障碍、奠定基础。
(3)企业信息管理系统的是企业自己开发还是企业外包的问题。
很多企业限于技术水平不高的状况,将企业的MIS外包给开发商,即将软件的开发及维护工作交给开发商完成。 如果是在企业内部组建一个团队来开发,企业就需要在软件开发上有一批高水准的研发人员,这对企业软件的开发是至关重要的,但是企业自身开发还面临未知的开发费用,耗时也相对偏长,所以大多数企业一般自己不开发,而是选择外包。 但是外包开发商因为对企业自身的运作不是很清楚,也不太注重前期的调研,所以开发出来的软件并不一定适合企业自身的需要。 所以各个企业应该根据自身的条件首先对企业是否开发信息管理系统做出恰当的选择。
如果选择外包,那就对外包商进行精挑细选,尽量做到最佳。 随着国家企业信息化建设的推进和理论体系的成熟,企业对信息系统开发商的要求也越来越高。目前,国家已经建立了计算机信息系统集成资质管理制度,并开展了相应的资质认证工作。
企业在进行信息系统建设的时候,可以根据自身需求和目标以及开发商的资质等级来选择具有相当实力的承建单位,尤其是了解开发商的资质、信誉和经验。 如果选择自己开发,那么企业内的研发人员就要多与企业内部的各个部门之间进行必要的沟通和配合,以达到各个模块之间的协调性。 只有这样企业才会由一个适合本企业的信息管理系统。
(4)人的因素在企业管理信息系统中的问题。
一个企业管理信息系统的开发涉及各个部门,而且是需要公司高层和各个部门主管及部门人员的倾力合作才可以顺利地建成。 但是由于我国企业的组织结构大多正处在从垂直结构向水平结构的转变之中,所以各部门之间的协作还处于初始阶段,合作的默契度还不是很高。不管现在企业的组织结构如何以及人员结构协作状况如何,事关一个企业管理信息系统的建设都需要企业各部门克服其中的不利因素。 企业管理信息系统是一个人机系统,其中人的因素是很关键的。
首先对开发 MIS 的管理者来说,MIS的开发需要高层管理人员的大力支持。 最好是参与其中的开发,这点说起来很容易,但是由于各个企业的现状不同,企业高层管理层的知识结构可能与开发专业人员知识结构所不同,但是挑选与MIS开发人员知识结构相关的高层管理者对于MIS的成功开发是事半功倍的。 最重要的是,MIS建设会打破企业原有的一些不合理的管理体制,势必会遇到一些阻力,此时高层管理者的沟通协调能力和威慑力就可以很好地、 很快地解决问题。 这是高层管理者参与的另一个重要原因。
其次,MIS的开发及使用是涉及企业各个部门的,而各部门的情况只有部门内部人员是最熟悉的,所以各个部门相关人员的协作参与对MIS开发可谓至关重要。只有各个部门的人员陈述出各自想要实现的MIS管理目标,开发人员才能按照目标去设计,只有按需求设计出来的MIS才是企业需要的。
另外,MIS的建设需要一批兼具高超的计算机水平和管理能力的复合型人才,但是我们国家现在的大多数人才仅具有其中之一,这样的情况使得设计成果与目标总是存在一定差距。 所以就出现了技术人员只注重从技术方面来考察系统,缺乏用户至上的观念的情况,这时就需要企业各层管理人才积极参与。
当不具备大量的复合型MIS设计人员时,就需要技术人员和管理人员的沟通协作来弥补。 当然,MIS的建成使得企业的管理水平会上一个新台阶,这样势必造成企业必要的裁员。 我国是一个劳动力富余的国家,裁员必然会产生员工因为害怕失去工作而出现抵触心理,所以在建设MIS 的过程中,企业员工对未来可能出现的这种裁员状况心存忧虑,并对建设设置不少的障碍,此时就需要企业各部门的主管可以与员工进行必要的沟通,对可能出现的裁员问题进行妥善解决,从而实现企业管理信息系统的顺利建设
(5)企业管理信息系统建设中企业的信息安全维护问题。
随着企业内部信息化的进行,企业各个部门之间的信息开始共享,并且企业信息的大部分,尤其是几乎所有的各个阶段企业数据都存储在企业计算机网络内,所以信息系统的维护跟建设是同等重要的。 再加上网络日新月异的发展,各种各样的计算机问题层出不穷,所以对企业发展至关重要的商业信息要引起企业相关信息安全维护部门的高度重视,只有对企业信息的分享和维护做到位,企业的管理信息系统才可以对企业的发展起到预期的推动作用。
当今,企业信息化成为各个企业必经的历程,但是在企业管理信息系统的建设过程中存在上述一些问题需要引起企业相关部门的重视将其妥善解决。 只有这样企业才会实现预期的建设目的,并最终实现企业收益的最大化。因此,对于管理信息系统这一人机管理系统,企业必须做到以下几点才能使管理信息系统得建设少走弯路,在企业中更好地发挥作用。
(1)规范化的管理体制。
从目前国内一些企事业单位的情况来看,通过组织内部的机制改革,明确组织管理的模式,做到管理工作程序化、管理业务标准化、报表文件统一化和数据资料完整化与代码化是成功应用管理信息系统的关键。 企业的管理信息系统必须具有市场信息管理、财务管理、原材料供应与库存管理、成本核算管理、生产计划管理、产品质量管理、人事与劳资管理、生产与管理流程管理等功能,而且所有功能都应该与总体目标相一致,否则很难建立起一套切合企业实际、能够真正促使企业实现现代化管理的高效管理信息系统。
(2)具备实施战略管理的基础或条件。
管理信息系统的建立、运行和发展与组织的目标和战略规划是分不开的。组织的目标和战略规划决定了管理信息系统的功能和实现这些功能的途径。管理信息系统的战略规划是关于管理信息系统的长远发展计划,是企业战略规划的一个重要组成部分。 这不仅由于管理信息系统的建设是一项耗资巨大、历时长远、技术复杂的工程,更因为信息已成为企业的生命动脉, 管理信息系统的建设直接关系着企业能否持久创造价值,能否最终实现企业管理目标。
一个有效的战略规划有助于在管理信息系统和用户之间建立起良好接口,可以合理分配和使用信息资源,从而优化资源配置,提高生产效率。 一个好的战略规划有助于制定出有效的激励机制,从而激励员工更加努力地工作, 同时还可以促进企业改革的不断深化,激发员工的创新热情。 而这些正是建立管理信息系统的必要条件。 离开良好的战略管理环境,管理信息系统的实施即使可以取得成功,也不可能长久。
(3)挖掘和培训一批能够熟练应用管理信息系统的人才。
一个项目能否得到成功实施,在很大程度上取决于其人才系统运行的状况和人才存量对项目目标、组织任务的适应状况。 要在企业中成功实施信息化管理,就要求企业配备相应的技术与管理人才,可以通过两个途径来解决这个问题,挖掘其他企业的人才; 培训企业内部现有人才。
(4)健全绩效评价体系。
实施管理信息系统是一场管理革命,必须有与之配套的准则把改革成果巩固下来。 总体来说,健全的评价体系应做到:有助于激励员工最大限度地为企业创造价值;有助于企业将信息化与企业战略有机结合起来; 有助于对企业绩效进行纵、横向比较, 从而找出差距,分析原因;'有助于企业合理配置信息化建设资源。
当然,这些目标的实现还取决于绩效评价体系中的指标体系、配套的奖惩制度与监督制度等。 企业是否具备建立管理信息系统所必需的绩效评价体系,要结合企业现状和同行业的相关数据进行分析,并且在实施过程中不断进行检验。 在推行管理信息化过程中一旦发现问题, 就应当及时予以改进与完善。
