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1.信息流是保证企业顺利运行的中枢神经
为了正确认识信息系统在企业运作实践中的地位,首先必须了解现代企业夜以继日地进行着的两项操作所形成的物流、信息流以及两者之间的关系。
古代希腊有一位哲学家认为世界上没有静止不变的东西,他说: 一切皆动,一切皆变,一切皆流。一个企业或一个组织,其规模无论是大还是小,其经营运作总是蕴涵着两项运动所形成的流:
物流和信息流。 物流是指企业从原材料等资源的购进到生产出商品这一过程中,实体性物质发生物理状态变化的过程。 物流是企业最基本的运动过程,它是单方向的运动过程,也就是说,是使原材料增值变换成商品的过程。 这是企业的基本的生产活动。 信息流是与物流相伴而生的各种信息的总称。 如生产计划、材料、消耗状况、技术图纸、操作规章制度、质量管理计划、统计报表等。 企业管理决策过程围绕着生产过程的推进,构成了企业的物流和信息流的延伸。
在物流与信息流两者之间,哪个占主导地位呢?
实践证明,信息流占主导地位。 信息流是保证企业顺利运行的中枢神经。 也就是说,信息系统在企业运作实践中居于主导地位。 实践证明,为了使企业能够以最低的成本取得最大利润,企业的经营者必须随时将企业各个部门的信息汇总,及时达到对企业运行状况的了解和把握,通过对运行状况的分析,作出对企业发展有利的决策,再将这一决策灌输到企业的物流当中去,确保企业按照计划完成预定的生产任务。
由此可见,信息系统构成了企业顺利运行的中枢神经。 因为从了解各个部门的运作状况,到汇总这些信息,到对这些信息进行分析,再到作出有利于企业发展的决策直至向企业的物流过程灌输,这一整个流程都是信息流在运行,正是由于有了信息系统,企业各个部门之间的业务活动才得以协调配合,组成了统一的有机整体,保证企业健康顺利地向前发展。
2.管理信息系统在企业运作实践中的作用
企业的运作实践包括企业自身的组织、协调、决策、整改以及企业的采购、生产、销售、分配等一系列的管理活动和运营活动。 企业信息系统在企业运作实践中的作用主要表现在以下几个方面。
1)企业运用信息系统能够提高企业自身的竞争优势关于企业管理与运营的信息系统很多,但是能够提升企业竞争力的信息系统并不太多。
能够为企业发展竞争优势提供保证的信息系统称为具有战略意义的信息系统。 这样的信息系统能够为企业提供战略上如何长期发展、长期生存所需要的信息。 比如,有关新产品开发、新业务拓展、与新客户和供应商建立合作关系、企业内部更有效的管理方法等,都属于企业发展战略上所需要的信息。
从战略上说,企业建立信息系统的目的,就是要获得击败竞争对手的各种有用信息。 为了击败自己的竞争对手,企业往往要采取诸如低价、市场定位、新产品、连锁机制等经营策略,这些策略怎样才能提出、如何才能实现呢?
比如说,怎样才能知道本企业在市场上的地位呢,怎样才能定出低于别人的价格呢?与谁连锁呢? 这些问题只有借助于信息系统才能解决。 因为信息系统可以建立独一无二的、任何竞争对手都难以模仿的产品或服务模式。 信息系统可以使企业的市场目标更加准确和牢固。
利用国际互联网的电子商务把客户与供货商牢牢地捆绑在一起,让客户在改变主意之前,必须谨慎地考虑为此所付出的代价是否值得。 例如,美国联邦快递公司为了与联合包裹服务公司争夺市场,为客户建立了专用包裹查询系统。 各地的客户可以通过专用PC机和软件随时可以查出他们寄出的包裹现在在何处。 散户也可以通过互联网上网查询,这种信息系统既为顾客提供了极大的方便,也使自己在市场竞争中处于有利地位。
2)信息系统可以改进企业的工作效率和生产销售方式
信息系统对于改进企业的工作效率、生产方式、销售方式,促进企业的产品创新、降低成本都是非常有益的。
从信息系统中可以得到社会上对于服务状态的反馈信息,使服务态度不断改进,赢得广大用户的信赖与肯定,从而使销售市场能够不断扩大。 功能强大的销售信息系统还可以帮助企业开发潜在的用户,从中获得宝贵的客户需求信息,从而洞察出在市场上具有发展前途的新产品.
许多企业都能从信息系统中记录下来的客户销售数据,分析出潜在的客户需求,进而极力追求市场份额的继续增加。例如著名的化妆品生产企业雅芳公司就是这样做的:第一,通过柜台向社会散发广告手册;第二,销售部门又从信息系统记录下来的发票存根联当中获得的信息指导生产。雅芳公司通过这种方式获得了丰厚的利润。 再如,河南郑州某医生在互联网上登了一条善于治疗气管炎的广告以后,很多人不远千里上门求医,从早到晚,门庭若市,财源滚滚。
3)信息系统能够促进企业内部运行和管理方式的改进
信息系统还促进了企业内部的运行方式和管理方式的变革。 百货零售业龙头老大澳尔玛特所采用的存货销售方式就是用计算机信息系统支撑起来的。 澳尔玛特合理适度的存货、 仓储方式销售,大大地降低了产品销售成本。 电子收款机(Point to Sales,简称POS)系统是其技术核心。
当POS机扫过贴有条形码的商品时,就标志着该商品已经售出,零售中心的计算机几乎在同时得到了这条信息。 经过计算后,在一定时间内零售中心计算机将汇总后的商品销售结果直接传送到供货商那里,供货商很快地把所缺货源送来。 由于商品货物随时得到补充,超市不需要支付仓储费用,因而降低了成本。
4)信息系统能够促进企业产品质量的提高
如今,产品的质量观已经从生产者的角度转移到用户的角度。 用户所重视的是产品的适用性、 功能性、·耐用性、售后服务水平以及物有所值。 这种质量观要求生产者与用户之间必须经常沟通,生产者必须经常接受到用户对于产品质量的反馈。 因此,信息系统与产品的质量问题就有了不可分割的联系,也就是说,信息系统能够促进企业产品质量的提高。 具体说来, 主要有以下四点。
(1)利用信息系统软件,简化了产品的设计与生产过程。
(2)利用信息系统可以建立高标准的质量体系。
(3)利用信息系统可以缩短运行周期,即减少一个过程从开始到结束的时间。 缩短运行周期,意味着质量上的问题会及早出现,这就不但节省了生产时的隐形开销,而且还能在较短的时间内抓住问题,弄清产生问题的原因,以便及时解决。用信息系统找到缩短运行周期的方法也就是找到了简化生产步骤的措施。
(4)利用信息系统可以改进设计质量和精度。 许多企业计算机辅助设计软件对企业改进产品的质量起了很大的作用。 计算机的辅助设计从汽车零部件到刮胡刀,无所不能。 计算机模拟设计不但能保证设计具有高质量,而且还能提高设计的精度,节省了时间和经费。
5)信息系统能够促进企业组织的变革
信息系统通常会影响到企业内部组织结构上的调整和变革。 这种调整和变革要求企业内部管理结构和企业人员的素质结构随着信息系统的介入而发生变化。 比如,信息系统带来的高效益可能会精简企业的管理机构,部分人员可能要调动工作,进行转岗培训以适应未来的需要。 更多的时候,企业可能要进行重新组合,重新确立企业的目标、企业与客户的关系,甚至还会改变企业的基本运作模式
为了能够从信息系统的应用中获得最大利益,企业必须将其原来的基于手工模式的业务处理流程重新改造过来,这叫做业务流程重组。 所谓业务处理流程重组(Business Process Reengineering,简称BPR)就是指企业重新组织并从根本上改变工作流程的处理方式,从而在企业日常支出、产品质量、服务质量和业务处理速度上获得收益。 企业的业务处理进程根据企业规模大小和生产方式不同而有所不同。
但是,一个企业的业务处理进程应该是由一套相互关联的活动所组成, 对于工作流和信息流进行适当的协调,在重构企业的业务流程时,应特别注意结合实际,减少浪费,减少纸上作业,取消重复冗繁的工作,代之以计算机处理作业。
企业的业务流程重组进程所带来的是企业传统职能部门机构上的削减,市场部、开发部、生产部、财务部等部门的员工的重新调整、重新分配,业务处理进程发生了根本变化。 原来处理一份订货的过程是销售合同一生产订单一入库单一提货单一》财务帐单一财务发票。
这是一套漫长的流水方式。 现在的处理过程往往是一票到底,各个职能部门的工作几乎由信息系统同时来做,就连最后的利润统计工作也都在获得订单的同时,一次性地计算出来。
3.信息系统在企业决策过程中的作用
随着信息技术的发展,企业管理信息系统也越来越发达了,管理信息系统在企业决策中的作用主要分为以下三个方面:
汇集信息,辅助决策;提升决策水平和提升决策效率。
