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采购需求的分析和确定是一个综合系统的过程，需要一定的时间来执行和完成，而在这个过程中，企业内外环境是不断变化的，所以采购需求也会随之变化。相应的，此时制订采购计划也要有相应的变化。那么，造成这些变化的都是哪些因素呢？或者说，在实际工作中，影响采购计划和预算的主要因素有哪些呢？
一、采购环境
采购活动是发生在一个具有许多变化因素的环境中，这些因素包括外界的不可控因素，如国内外经济发展状况、人口增长、政治体制、文化及社会环境、法律法规、技术发展、竞争者状况等，以及内部不可控因素，如财务状况、技术水准、厂房设备、原料零件供应情况、人力资源及企业声誉等。这些因素的变化都会对企业的采购计划和预算产生一定影响。
以纺织企业的棉花采购为例，由于受供求关系、国际市场变化以及棉花收获的季节性等因素影响，其市场价格往往波动得很厉害，这就造成了棉花采购成本的差价比较大。为了节省成本，棉花的采购除了要按照订单要求满足必要的生产外，还要根据棉花市场的价格波动情况，选择恰当的采购时机进行收购。这就要求采购人员能够预测到环境的变化，并提前作出反应。
二、年度行销计划
除非市场出现供不应求的状况，否则企业年度的经营计划多以行销计划为起点。而行销计划的拟订，又受到销售预测的影响。销售预测的决定因素，包括外界的不可控制因素，如国内外经济发展情况（国民生产总值、失业率、物价、利率等）、人口增长、政治体制、文化及社会环境、技术发展、竞争者状况等，以及内部可控制因素，如财务状况、技术水准、厂房设备、原料零件供应情况、人力资源及公司声誉等。
三、年度生产计划
一般而言，生产计划根源于行销计划，行销计划过于乐观，将使产量变成存货，造成企业的财务负担；反之，过度保守的行销计划，将使产量不足以供应顾客所需，丧失了创造利润的机会。因此，生产计划常因行销人员对市场的需求量估算失当，造成生产计划朝令夕改，也使得采购计划与预算必须经常调整修正，以免使物料供需长久处于失衡状况。
四、用料情况
特别在高科技行业，产品工程变更层出不穷，致使用料情况难以做到即时反映，用料清表修订，以致根据产量所计算出来的物料需求数量，与实际的使用量或规格不尽相符，造成采购数量过与不及、物料规格过时或不易购得等不良后果。因此，采购计划的准确与否，取决于是否能维持最新、最正确的用料清表。
五、存量管制情况
由于应购数量必须扣除库存数量，因此，记录存量管制，存量管制卡的记载是否正确，将是影响采购计划准确性的因素之一。存量管制卡的重要记载项主要有两个：料账是否不一致，以及物料存量是否全为良品。若账上数量与仓库架台上的数量不符，或存量中并非全数皆为规格正确的物料，将使仓库的数量低于实际上的可取用数量，故采购计划中的应购数量将会偏低。
六、物料标准成本之设定
在编订采购预算时，由于不易预测将来拟购物料的价格，故多以标准成本替代。若此标准成本的设定，缺乏过去的采购资料为依据，亦无工程人员严密精确地计算其原料、人工及制造费用等组合或生产的总成本，则其正确性不无疑问。因此，标准成本与实际购入价格的差额，即是采购预算准确性的评估指标。
七、生产效率
生产效率的高低，将使预计的物料需求量与实际的耗用量产生误差。产品的生产效率降低，会导致原物料的单位耗用量提高，而使采购计划中的数量不够生产所需。过低的产出率，亦会导致经常进行修改作业，而使得零组件之损耗超出正常需用量。所以，当生产效率有降低趋势时，采购计划必须将额外的耗用率算计进去，否则会发生原物料的短缺现象。
八、价格预期
在编订采购预算时，常对物料价格涨跌幅度、市场景气荣枯，乃至汇率变动等多加预测，甚至列为调整预算之因素。不过，因为个人的主观判定与事实的演变常有差距，亦可能会造成采购预算的偏差。
由于影响采购计划与预算的因素颇多，故采购计划与预算拟订之后，必须与产销部门保持经常的联系，并针对现实的状况作必要的调整与修订，才能达成维持正常产销活动的目标，并协助财务部门妥善规划资金的来源。
采购管理一点通
企业的采购计划无论受何种因素影响，都要保证达到如下目的：预计采购物料所需的时间和数量，防止供应中断，影响产销活动；避免物料储存过多，积压资金以及占用存储空间；配合企业生产计划与资金调度；使采购部门事先准备，选择有利时机购入物料；确定物料耗用标准，以便管制物料采购数量与成本。
