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任何组织都不可能孤立地存在于社会之中,而必须与一定的环境发生关系。公共关系意义上的环境又称社会环境,是指组织所面临的各种社会条件以及各类公众。 组织与环境处在不停顿的相互作用中。 一方面,每个组织都是环境的产物,一定的环境提供的物质资源、人力资源乃至信息资源,在很大程度上规定了组织的活动性质和范围,组织必须适应环境才能生存与发展; 另一方面,组织又并非消极被动地由环境摆布,它可以反过来对环境施加影响,发挥作用,只要这种反作用建立在组织对环境状况的准确把握上。
由于环境在本质上是动态系统,它的一个显著特征是具有较大的不确定性。 这样, 在组织与环境之间就始终存在一个矛盾,即组织目标的确定性与环境的不确定性之间的矛盾。
一方面,每个组织都必须确立自己的奋斗目标; 另一方面,每个组织又必须使自己在实施既定目标的过程中,让既定目标与不断变化的环境条件相适应。 正是由于这个矛盾,才产生了组织对公共关系的需求。 公共关系活动为组织创造良好的公共关系, 就可以视为“营造环境” 的行为,这是组织对环境的能动作用的具体表现。
为此,一个组织必须具备以下五个方面的能力:
1.应变能力。
任何一个组织都必须适应环境的变化。 一方面,组织要适应社会环境的变化, 包括市场、社区、政治、文化等环境的变化,进行相应的整合活动; 另一方面,组织要适应内部心态环境的变化,适时调整组织与成员的关系,使内部环境与外部环境相协调。
2.认知能力。
任何组织必须准确认知自己,使内部组织知觉与外部组织知觉相一致。 内部组织知觉是指组织对自身的认知; 外部组织知觉是指公众对组织的认知。 这两种组织知觉有时一致、有时背离, 这就需要组织准确地加以辨别。
3.检验能力。
组织必须敏锐地把握发展机会,及时检验出组织内外有利于组织目标的因素,并加以放大;及时剔除不利于组织目标的因素,并且做好善后工作。
4.协调能力。
一个组织必须有效地调节部门关系、人际关系,消除各种关系冲突,形成有利于实现组织目标的关系网络。
5.结构能力。
一个组织必须适时进行组织设计、组织变革和组织发展,才能发展组织的活力, 形成较强的凝聚力。组织设计是指岗位的设置、 人员的配备、管理层次和管理幅度的变更;.组织变革是指成员思想和心理的变革;组织发展是指工作群体关系的进化。一个健全的组织必须满足这三方面的基本要求。
因此, 随时收集各种环境的信息,增强组织的各种能力,就成为公共关系部门的一项重要任务。
